Pada tanggal 3 Juni 2013, SYNCORE telah berhasil menyelenggarakan acara Open Recruitment PLN yang diikuti kurang lebih 2000 peserta. Meskipun persiapan terhitung mepet yaitu hanya 10 hari, SYNCORE dengan mengerahkan total 50 orang berhasil menghandle acara dengan baik. Acara tes akademik tersebut terbagi menjadi tiga sesi yaitu Sesi 1 jam 07.30 - 10.30 Sesi 2 Jam 11 - 14.00 dan Sesi 3 Jam 14.30 sampai dengan 17.30. Ketiga sesi tersebut berlangsung secara maraton.

Berikut ini adalah gambaran kegiatan yang berlangsun tanggal 3 Juni 2013 tersebut

1. Persiapan Pra Acara - Gladi Bersih

Kami percaya dibalik kesuksesan sebuah acara ada persiapan yang matang. Untuk itu kami melakukan rangkaian persiapan yaitu koordinasi teknis dengan pihak klien (PLN), koordinasi di tingkat koordinator acara dan pada puncaknya kami melaksanakan Technical Meeting dan Gladi Resik yang diikuti oleh semua team (kurang lebih 50 orang). Gladi resik tersebut dilakukan H-1 pada pukul 19.00 sampai 24.00. Kita melakukan simulasi atas pelaksanaan acara di Hari H, sehingga semua team paham tugas dan fungsi masing-masing.

2. Penyiapan Tempat

Mempersiapkan tempat untuk ujian 2000 orang bukan pekerjaan yang mudah. Banyak gedung di Jogjakarta bisa dipakai, tetapi untuk memenuhi persyaratan PLN yaitu tempat parkir yang luas, akses yang mudah dari peserta luar kota, pecahayaan yang cukup, air conditioner maka pilihan menjadi terbatas. Lebih lagi untuk mempersiapkan 230 meja besar bukan pekerjaan mudah, karena semua persewaan tenda dan alat pesta di Jogja tidak ada yang memiliki meja sampai sebanyak itu. Solusinya kemudian adalah menggabungkan beberapa persewaan agar kebutuhan tersebut bisa dicukupi. Belum lagi persiapan spanduk, setting registrasi, penunjuk jalan, tanda no peserta di tiap kursi, penunjuk lajur, kesemuanya membutuhkan persiapan yang cermat dan eksekusi yang cepat. Alhamdulillah dari semua perlengkapan tersebut bisa kita siapkan meskipun waktu yang diberikan hanya 6 hari.

3. Peserta Batch 1 mulai antri

Tepat pada jam 6.30 peserta sudah mulai mengantri. Panitia sudah standby di tempat pukul 5.30. Peserta dibagi menjadi tiga batch masing-masing 630 orang. Peserta dibagi menjadi lajur-lajur sehingga antrian bisa tertib.

4. Proses Registrasi

Proses registrasi adalah hal terberat dan terpenting yang harus kita lakukan. Persiapan untuk registrasi kita harus membagi daftar peserta lolos tes ke group-group kecil, membuat daftar hadir dengan tempelan foto, membuat co card dengan tempelan foto, melakukan konfirmasi identitas, dan menyelesaikan kasus-kasus yang ada, seperti peserta yang tidak membawa ID, ID tidak sama dengan info di pendaftaran dan kasus-kasus lainnya. Kami melakukan koordinasi terus menerus dengan klien (PLN) untuk memastikan kebijakan yang konsisten. Proses registrasi ini berlangsung dengan lancar dalam waktu kurang 1 jam, 630 orang bisa selesai di registrasi dan memasuki ruangan.

5. Peserta memasuki ruangan

Ruangan telah kita atur sedemikian rupa yaitu dibuat lajur-lajur dengan penanda yang jelas, sehingga peserta dapat mencari kursi masing-masing dengan mudah. Pada masing-masing lajur juga sudah ada petugas yang akan membantu panitia untuk menuju kursi masing-masing. Koordinasi yang apik ini membuat proses peserta memasuki ruangan menjadi lancar.

6. Pengarahan dari Pimpinan PLN

Pengarahan oleh Pimpinan PLN dilakukan sebelum dimulainya test. Pimpinan PLN menyampaikan proses reformasi yang terus berlangsung di PLN dan saat ini PLN membutuhkan orang yang cakap dan jujur. Reformasi PLN salah satunya dimulai dengan proses rekrutment yang baik, karena hanya dengan proses rekrutment yang baik maka PLN akan mendapatkan SDM yang unggul dan jujur.

7. Pembagian soal

Pembagian soal dilakukan secara sistematis, para pengawas diminta berbaris dan soal dengan lembar jawaban sudah diatur dalam bendel-bendel. Proses ini berlangsung dengan cepat dan rapi. Sistem ini diatur sehingga semua peserta memulai pengerjaan soal dalam waktu yang bersamaan.

8. Suasana Ujian

Suasana gedung yang terang dan dingin membuat suasana ujian menjadi nyaman dan kondusif. Kondisi tersebut mutlak diperlukan sehingga peserta bisa menyelesaikan soal-soal dengan kemampuan terbaik mereka.

9. Peserta selesai ujian

Setelah peserta selesai ujian mereka diminta berdiri, merapikan kursi, berdoa dan keluar ruangan dengan dibimbing oleh koordinator ujian. Peserta keluar dengan tertib sehingga tidak berdesak-desakan. Hanya dalam waktu 15 menit , ruangan bisa dikosongkan dan dibersihkan oleh tenaga kebersihan dan kembali siap untuk batch berikutnya.

10. Masuk batch berikutnya

Hanya berselang 10 menit dari waktu batch 1 keluar, batch berikutnya masuk. Proses ini berlangsung dengan sangat cepat dan simultan. Setelah setengah jam peserta sudah masuk semua ke ruangan dan test berikutnya bisa dimulai lagi. Efisiensi waktu ini sangat diperlukan karena masing-masing test diperlukan waktu 2 jam, sehingga logikanya sudah habis 6 jam waktu untuk test, dan waktu 2 jam sisanya harus dibagi untuk 3 batch dalam registrasi, memasukkan peserta, mengeluarkan peserta dan merapikan ruangan.

11. Pengawas Istirahat

Ketatnya jadwal membuat panitia tidak ada waktu khusus untuk istirahat. Sehingga waktu istirahat hanya 15 menit setiap pergantian batch. Waktu istirahat ini harus dimanfaatkan seoptimal mungkin untuk makan, minum dan mengembalikan tenaga. Meskipun dalam kondisi sangat lelah, pengawas tetap semangat dan ceria.

12. Pembakaran Soal

Setelah hasil ujian dikumpulkan maka soal ujian langsung dimusnahkan dengan cara dibakar. Prosedur ini merupakan prosedur standar dari PLN. Area tempat pelaksanaan ujian untungnya memiliki tempat khusus untuk pembakaran.

13. Team dibalik Layar

Acara besar ini tidak mungkin berjalan tanpa adanya kerjasama yang baik oleh segenap team, untuk itu kami ucapkan terimakasih bagi team adminsitrasi, team registrasi, team pengawas, team support dan perlengkapan dan team keamanan yang sudah bekerja keras tanpa kenal lelah untuk menyukseskan acara ini. Total panitia yang terlibat adalah 60 orang dan bekerja dalam harmoni koordinasi yang sangat baik, hanya dalam waktu 6 hari, semua pekerjaan bisa dipersiapkan dengan baik dan lengkap. Semoga keberhasilan ini menular pada keberhasilan-keberhasilkan selanjutnya.

Syncore Team .. Let's Play Big

P.S Test akademik ini akan dilanjutkan dengan tes psikologi yang juga dipercayakan PLN untuk diselenggarakan oleh SYNCORE.