[Mbak Nur] : Saya memiliki bisnis yang saya warisi dari orang tua saya dua tahun yang lalu. Rata-rata karyawan saya telah bekerja 10-20 tahun. Saat ini saya ingin membuat perubahan agar bisnis keluarga saya ini bisa dikelola secara profesional. Tetapi masalahnya adalah para karyawan agak sulit dikendalikan. Mereka selalu mendebat ide-ide saya, walaupun secara halus. Saya merasa mereka kurang percaya dengan kemampuan saya dalam mengelola bisnis, dan mereka merasa jauh lebih tahu. Instruksi saya, pun ketika mereka tidak membantah, hanya dikerjakan setengah-setengah sehingga hasilnya pun tidak maksimal. Aturan-aturan yang saya tetapkan, misalnya terkait aturan kepegawaian, sering dilanggar, dan saya juga tidak bisa memberikan sanksi. Karena pihak-pihak yang melanggar adalah para pengawai senior, sehingga saya takut sankis tersebut justru memperburuk keadaan. Saya merasa binggung saat ini, saya sangat yakin bahwa perusahaan harus berubah karena tingkat persaingan dan tantangan kedepan bakal tambah berat, tetapi karyawan saya sepertinya telah merasa nyaman dengan keadaan saat ini dan menolak untuk berubah.

[SYNCORE Consulting] Mbak Nur, kami sangat bangga di usia yang masih muda tetapi mbak Nur sudah memiliki tanggungjawab yang tidak kecil. Masalah yang dialami mbak Nur adalah masalah klasik yang sering dialami perusahaan-perusahaan yang tengah menjalani perubahan menuju perusahaan yang professional. Satu hal terpenting esensi pengendalian adalah mengarahkan segenap karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Mengendalikan sangat berbeda dengan menguasai. Contoh paling gampang untuk mengendalikan adalah seperti seorang pilot mengendalikan pesawat. Ada satu saat pilot memacu pesawat ada satu saat pilot harus memperlambat, membelokkan atau menurunkan pesawat. Jadi mengendalikan bukan mengekang, tetapi memastikan bahwa setiap karyawan tahu tujuan perusahaan, member mereka ruang untuk berkontribusi, selalu mengukur pencapaian dan memberikan support apabila terjadi masalah.

Menurut pengalaman kami untuk sukses melakukan transformasi untuk menjadikan organisasi dikendalikan oleh system bukan dikendalikan oleh orang, ada beberapa tahapan yang harus dilalui.

1. Goal Setting

Pemimpin harus memiliki visi yang jauh kedepan untuk membawa perusahaan bertahan dari persaingan dan menjadi lebih baik dari kondisi saat ini. Perubahan adalah sesuatu yang harus kita jalani, karena lingkungan terus berubah. Mempertahankan apa yang terbukti sukses di masa lalu, bukan jaminan kita akan terus bertahan di bisnis, karena inovasi terus terjadi, pemain baru berdatangan, teknologi berubah, tren social berubah dan selera konsumen pun terus berubah. Sebuah tantangan sulit untuk berubah ketika keadaan baik-baik saja. Orang akan bertanya apa alas an kita harus berubah. Untuk ini pemimpin harus merumuskan tujuan (goals) dengan sangat jelas dan terperinci. Pemimpin harus meyakinkan orang-orang kunci di perusahaan bahwa saat ini perusahaan perlu ada perubahan, dan perubahan itu dimaksudkan untuk membawa perusahaan kearah lebih baik.

2. Target Setting

Setelah goals dirumuskan dan disepakati oleh orang-orang kunci, maka selanjutnya adalah menentukan milestone (tahap pencapaian) dan target. Sebelum menentukan target perlu dirumuskan dahulu indicator atau ukuran pencapaian hasil, yang seringkali kita kenal dengan KPI (Key Performance Indicators). Ukuran pencapaian hasil ini sebisa mungkin tidak banyak, untuk masing-masing bagian diberi target 2-5 KPI sudah cukup.

3. Strategi

Ketika target sudah disepakati maka masing-masing bagian harus dilibatkan dalam rencana untuk mencapai target tersebut. Bagaimanapun orang-orang dilapangan lebih tahu bagaimana cara mengerjakan dan mencapai sesuatu. Tetapi bagaimana kalau mereka ternyata tidak bisa membuat rencana? Maka yang ada perlu memiliki seorang manajer. Beda antara seorang manajer dengan staff, salah satunya adalah pada fungsi perencanaan. Banyak orang yang mahir untuk mengerjakan sesuatu, tetapi sangat kesulitan dalam membuat rencana yang matang sehingga orang lain bisa menjalankan pekerjaan tersebut hanya dengan membaca rencana tersebut. Apabila masalahnya di sisi manajerial, maka perlu solusi-solusi khusus untuk mengatasi masalah tersebut. Untuk itu pimpinan masih harus terlibat penuh dalam penyusunan strategi dan rencana ini untuk memastikan bahwa strategi dan rencana yang dibuat memang tepat untuk meraih target yang telah ditetapkan.

4. Operasional

Apabila strategi dan rencana telah ditetapkan maka masalah berikutnya adalah di level operasional. Pemimpin harus memiliki kepercayaan penuh terhadap anak buahnya, sehingga untuk urusan operasional pemimpin harus memiliki kemampuan untuk delegasi. Ketika rencana tidak bisa dijalankan dengan baik, maka biasanya ada 4 masalah, yaitu Instruksi/SOP, SDM, System atau Budaya. Dengan kata lain apabila rencana tidak bisa dijalankan di operasional kita harus bertanya apakah instruksi atau SOP kurang jelas, apakah SDM tidak kompeten atau tidak berkomitmen, apakah system tidak tersedia atau system jadi penghambat ataukah budaya organisasi tidak mendukung. Masing-masing masalah tersebut memiliki solusi yang berbeda-beda.

5. Reward & Punishment

Selanjutnya apabila rencana telah dilaksanakan maka wajib ada evaluasi secara rutin. Karyawan pada dasarnya akan senang kalau pekerjaannya diperhatikan, diberi penghargaan kalau berhasil menjalankan tugasnya dan diberi bimbingan kalau ada hal yang belum benar. Masalah terkait SDM biasanya terkait tiga “tidak”,yaitu Tidak Tahu, Tidak Mampu dan Tidak Mau. Kalau tidak tahu kita beri tahu atau kita berikan instruksi tertulis yang terperinci, kalau tidak Mampu kita latih, tetapi kalau tidak mau satu-satunya jalan adalah kita tunjukkan pintu untuk keluar.

Demikian mbak Nur jawaban yang bisa kita berikan secara singkat. Kami berharap mbak Nur dengan team bisa melalui masa transisi ini dengan baik. Selalu ingat bahwa Nakhoda yang hebat tidak lahir dari laut dan tenang, dan ketika kita tidak berlayar ke laut yang luas maka kita tidak akan sampai kemana-mana.

Untuk pembaca yang ingin menanyakan masalah bisnisnya bisa dikirim kerudy@syncoreconsulting.com, semakin anda terperinci dalam memberikan latar belakang masalah perusahaan anda, semakin mudah bagi kami untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan kami.

Sukses untuk entrepreneur Indonesia

SYNCORE Consulting.

Always Deliver Value !