Perusahaan bukan hanya kumpulan mesin, komputer dan gedung, tetapi lebih daripada itu Perusahaan adalah kumpulan dari pengetahuan orang-orang yang ada di dalamnya. Menjadi masalah kalau pengetahuan tersebut tidak berada di kontrol perusahaan, tetapi di kontrol masing-masing karyawan. Coba bayangkan kalau ada salah seorang karyawan anda yang mendadak sakit dan tidak masuk kerja, dan tidak ada orang lain selain karyawan tersebut yang tahu tentang apa yang dia kerjakan kecuali dia sendiri. Pernahkah anda mengalami gangguan dalam bisnis anda ketika salah satu karyawan anda tidak masuk, cuti atau resign?
Sebuah temuan yang mengejutkan dari sebuah survei Delphi Group bahwa pengetahuan di dalam perusahaan 42% di otak karyawan, 26% dalam dokumen kertas, dan 32% dalam format elektronik. Artinya 68% informasi yang sangat diperlukan di perusahaan berada dalam media yang tidak bisa diakses secara real time. Padahal di tengah persaingan yang semakin saat ini, siapa yang menguasa pengetahuan dia yang memenangkan persaingan!
Apakah McDonald suskes karena memproduksi Burger yang paling enak? Apakah KFC sukses karena memproduksi ayam goreng paling enak? Tentu saja bukan. Mereka sukses karena memiliki pengetahuan dan menerapkan strategi yang tepat berdasarkan pengetahuan tersebut. Demikian juga dengan Indomaret, Alfamaret, Circle K apakah mereka sukses karena menjual dengan harga termurah? Apalagi kalau kita melihat Google, Facebook, Microsoft mereka semua sukses karena mampu melakukan kapitalisas atas pengetahuan yang mereka peroleh.
Selanjutnya perusahaan perlu merumuskan strategi untuk secara nyata, sungguh-sungguh dan terencana dalam mengidentifikasi, menangkap, menyaring dan menyimpan pengetahuan kunci perusahaan. Media yang dipakai bisa bermacam-macam. Banyak perusahaan saat ini menyusun SOP secara rinci atas proses bisnis yang berlangsung, sehingga siapapun yang memiliki pengetahuan cukup, bisa menjalankan proses tersebut. Ada juga perusahana yang membuat Company Handbook untuk memberikan pedoman kerja bagi para karyawannya. Tetapi perkembangan terakhir mengarah pada optimalisasi teknologi IT dalam knowledge management. Teknologi IT memiliki banyak kelebihan antara lain, mudah diakses, kapasitas besar, memungkinkan kolaborasi antar karyawan yang terpisah jarak, mudah dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, mudah di update. Namun seringkali biaya untuk mengembangkan sistem tersebut tidak murah, walaupun sebenarnya memberikan keuntungan riil terutama dalam jangka panjang.
Namun perusahaan atau khususnya UKM tidak perlu risau. Dengan beberapa modifikasi perusahaan bisa memiliki sistem knowledge management dengan murah, yaitu memanfaatkan teknologi internet. Saat ini tersedia banyak aplikasi yang apabila bisa di seting dan di modifikasi bisa digunakan sebagai media yang tepat untuk menjadikan perusahaan kita knowledge based organization. Awalnya aplikasi internet yang kita kenal adalah email, website dan instant messenger. Perusahana sebenarnya bisa meningkatkan produktifitas dan kolaborasi kerja antar tim dengan mengoptimalkan perkembangan aplikasi web selanjutnya yaitu forum, wiki dan blog yang saat ini dikenal dengan Web 2.0.
Aplikasi WEB 2.0 seperti Forum memungkinkan tim bisa sharing informasi dengan cepat dan praktis. Forum yang dimodifikasi memungkinkan untuk dijadikan project management, ticket support, electronic working papers, status report dan progress. Forum efektif memindahkan diskusi informal kedalam media web. Berbeda dengan email yang lebih formal dan kurang interaktif, FORUM bisa melengkapi kekurangan tersebut.
WIKI awalnya kita kenal dari aplikasi ensiklopedia gratis wikipedia.org. Namun banyak perusahana saat ini juga telah menggunakan WIKI untuk membuat 'ensiklopedia internal" seperti INTEL Corp dengan Intelpedia, Speedy Telkomsel, dll. UKM bisa memanfaatkan WIKI, karena aplikasi ini banyak yang ditawarkan secara Opensource, misalnya MediaWiki seperti yang dipakai oleh Intel dan Speedy. WIKI bisa digunakan sebagai media untuk menyimpan SOP/Guideline, FAQ, Best Practices, Success Story, Complaint, Testimonial dll.
Aplikasi Web 2.0 selanjunya adalah Blog. Blog bisa digunakan untuk merangsang dan mendorong karyawan kita untuk menulis gagasan atau pemikiran yang mungkin kurang pas dituliskan dalam email atau WIKI. Blog ini bisa dibuat untuk internal tetapi bisa juga untuk eksternal. Hal yang patut diingat kalau Blog tersebut ada afiliasi dengan perusahana, maka dipastikan orang yang menulis blog tersebut harus memiliki pengetahuan dan kompetensi yang cukup, karena tulisannya bisa jadi dijadikan referensi oleh pihak luar. Mengapa bukan website? Gagasan, pemikiran, wacara kurang tepat dimasukkan kedalam Website. Website saat ini lebih berupa kanal atau portal informasi untuk memudahkan pengguna luar dalam mengakses informasi yang kita sediakan.
Berikut ini adalah draft kerangaka yang dikembangkan oleh SYNCORE Consulting & System untuk salah satu klien yang ingin melakukan perbaikan proses dengan melakukan optimalisasi Web 2.0 untuk menjadi Knowledge Based Organization. Apabila anda ingin terlibat dalam project ini anda bisa menghubungi kami di rudy@syncoreconsulting.com
