Pada tanggal 19-20 September 2017, Yayasan Perbanas Jawa Timur mengikuti pelatihan penyusunan SOP Keuangan Perguruan Tinggi Swasta yang dengan penyelenggara PT. Syncore Indonesia. Pelatihan diselenggarakan selama dua hari di Pesonna Malioboro Hotel Yogyakarta.

SOP dimaknai sebagai sesuatu yang mempersulit, sebagian orang mempunyai paradigma sulit karena distandarkan. Sebagian orang merasa lebih nyaman ketika SOP lebih fleksibel. Kasus seperti ini yang membuat menjadi tidak flesibel kembali ketika memperkenalkan SOP yang sederhana. Hal semacam ini yang membuat hambatan dalam melakukan penyusunan SOP. Karena kita dituntut untuk mengetahui bagaimana cara supaya SOP dapat diterima dan dianggap tidak mempersulit dan selanjutnya bagaimana supaya SOP dapat berjalan.

Maka dari itu, SOP yang efektif dalam definisinya mencerminkan upaya pencapaian tujuan dalam menjalankan misi organisasi untuk mewujudkan visi, memenuhi kriteria manual SOP dan memahami hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP. Ibu Wika, selaku narasumber menyarankan dalam penyusunan SOP lebih diinventarisasi pada hambatan, hambatan ini dapat berkaitan dengan budaya organisasi.

7 Kriteria manual SOP

1. Spesifik

Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai dengan kebutuhan organisasi. Maka dalam hal ini perlu dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap mengenai stuktur organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkungan dan cakupan aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administrative dan peraturan-peraturan yang mengikat.

2. Lengkap secara prosedur

SOP harus lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan, cth penyusunan RAB

3. Jelas dan Mudah

Penyusunan SOP dengan jelas dan mudah maka persepsi serta interprestasi dari setiap bagian danorang dalam organisasi akan sama.

4. Layak Terap

SOP dalam proses pembuatan hingga implementasinya harus sepenuhnya mendapatkan dukungan penuh dari manajemen.

5. Controllable

SOP harus well-controlled. Tanpa layak control bukanlah SOP, karena pada dasrnya SOP sendiri adalah tools untuk control pada setiap kegiatan tiap bgian dalam organisasi.

6. Auditable

SOP harus dapat diaudit. Isi SOP dan pelaksanaannya harus dengan mudah dapat dilakukan audit sebagai sarana evaluasi efektifitas dari SOP.

7. Changeble

SOP harus bisa dirubah, artinya senantiasa up to date sesuai dengan situasi-konisi/perubahan/proses/kegiatan pada organisasi tetapi tidak boleh terlalu mudah untuk berubah. Sehingga SOP harus mampu mengantisipasi perubahan aktivitas dan perubahan lingkungan organisasi.