Inisiasi Project

Barangkali ketika dihadapkan pada penanganan project, tidak hanya berkaitan dengan project di bidang teknologi informasi bahkan project apapun memerlukan beberapa tahapan, Tahapan – tahapan di bawah ini  bisa saja diadopsi ke bentuk lain.  Pun juga effort yang dilakukan akan memerlukan threatment khusus mengenai project yang dihandle , nah disini saya mencoba untuk brainstorming tahapan-tahapan apa saja yang perlu dilakukan ketika handling sebuah project :

Tahapan tersebut diantaranya adalah :

PRA PROJECT

1. Disini yang harus disiapkan adalah penawaran disertai dengan proposal. Dalam proposal minimal terdapat tujuan, fitur, manfaat, sekilas proses pengembangan dan imlementasi dan (optional) biaya project

2. Negosiasi, referensi teknik negosiasi bisa dicari di google atau buku seni bernegosiasi di toko buku. Kalau ini barangkali disesuaikan dengan kemampuan (load) bagaimana anda bernegoisasi dengan klien.

3. Kontrak, dilampiri kerangka acuan kerja yang memuat detail pelaksanaan project (termasuk jadwal) beserta indikator kegiatan untuk evaluasi bahwa project IT yang akan dikerjakan nanti dinilai memenuhi perjanjian kontrak.

PROJECT

1. Nah ketika sudah memulai project biasanya ada tim, tim tersebut biasanya dipimpin oleh team leader / project manager . Disini lah perlunya seorang eam leader , team leader ini yang akan mem-break down tugas para staffnya, berupa job-desc, schedule dan sebagainya.  Schedule project kalau bisa diusahakan  lebih pendek dibanding jadwal yang tertera di kontrak, untuk berjaga kalau ada keterlambatan pada saat pengembangan aplikasi, umumnya jadwal pengembangan telat 2x lipat dari jadwal yang direncanakan, sehingga untuk mengontrol ketepatan waktu, project manager harus sekurang2nya 3x dalam 1 minggu mengontrol perkembangan project – apalagi jika kontrak projectnya cukup ketat. Pemilihan System Development Life Cycle (SDLC) akan sangat membantu.

   Pastikan semua team memahami tujuan project dan job desc nya, supaya masing-masing mengerti, memahami dan melaksanakan untuk kelancaran project, utamanya dalam membuat prioritas saat ada kendala dalam hal pengembangan.

     Perlu dipahami oleh semua team, indikator berhasil dari sisi klien bukan dari sisi pengembang, jadi berpikirlah sebagai klien saat mengembangkan aplikasi kalau tidak ingin menjadi pengembangan seumur hidup untuk 1 klien.

2. observasi kebutuhan n process bussines klien (presentasikan juga hasil observasi, jgn lupa minta tanda tangan dari klien).

3 . Desain system (arsitektur database).

4.  Develop aplikasi

5. Testing internal dan external (melibatkan klien atau seyogyanya pihak yang tidak terlibat saat pengembangan aplikasi).

6. Demo tahap awal kepada klien untuk menentukan apakah sesuai atau kalau ada perubahan di bagian mana, dan jgn lupa minta tanda tangan setiap persetujuan ataupun perubahan.

7. Penyesuaian aplikasi jika memang diperlukan

8. pembuatan manual (minim manual yang bisa digunakan saat pelatihan, ingat!..manual yang selesai setelah pelatihan/implementasi kurang bermanfaat bagi klien dari sisi implementasi karena tidak tersedia pada saat klien membutuhkan (khususnya training), hanya bermanfaat dari sisi pemenuhan kontrak.

9. pelatihan kepada klien (pada bagian umumnya masih terjadi penyesuaian aplikasi, karena beberapa hal klien baru teringat saat pelatihan oleh karena itu jangan kaget & marah-marah ke klien jika terjadi seperti ini).

10. Implementasi (model implementasi tergantung kesepakatan).Usahakan setiap kegiatan yang dilakukan bersama klien ada dokumen pelaksanaannya, memuat kapan dilaksanakan, siapa yang terlibat, jenis kegiatan yang dilakukan, hasilnya dan ditandatangani bersama.

11. administrasi seperti Laporan project baik untuk internal dan klien (tanda tangan dari klien bahwa project dah selesai jangan lupa) dan lain-lain yang terkait administrasi.

PASCA PROJECT

1.  Maintenance Teknis, tujuan untuk proses memastikan aplikasi berjalan baik dan proses berkelanjutan.

2. Seperti kunjungan rutin ke klien yang terjadwal, kunjungan setiap ada permintaan, responsif terhadap laporan bug. yang mungkin ditemukan klien saat operasional (meski project selesai hal ini seyogyanya menjadi kesadaran pengembang bahwa masih merupakan tanggung jawabnya, kecuali penyesuaian aplikasi). Setidaknya sempatkan 1 bulan sekali untuk menghubungi klien untuk memastikan aplikasi berjalan dengan baik – jika anda pengembang yang ingin dipercaya klien karena services untuk jangka panjang .

3.  Maintenance non teknis, untuk menjalin hubungan baik supaya project pengembangan IT lainnya kita yang diminta mengerjakan (dasar pencari project), barangkali ini akan menjadikan anda ketagihan bikin project.  Ini dilakukan bisa dengan cari referensi buku human relationship atau public relation.